Nicht erst seit dem Gesetzesvorschlag der EU-Kommission ViDA (VAT in the Digital Age) aus Dezember 2022 und dem Diskussionsentwurf des Bundesfinanzministeriums (BMF) an diverse Verbände aus März dieses Jahres ist das Thema E-Rechnung in den Medien präsent. Zuletzt auch, weil sich SPD, Grüne und FDP im Koalitionsvertrag auf die Einführung eines einheitlichen Meldesystems zur Ausstellung und Prüfung von Rechnungen geeinigt haben. Doch was ist unter einer sogenannten E-Rechnung zu verstehen und für wen wird diese zur Pflicht?
Was ist die E-Rechnung?
Als elektronische Rechnungen bezeichnet man aktuell solche Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Künftig ist eine elektronische Rechnung definiert als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung vorrangig zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetruges. Die EU favorisiert dabei den bereits in der Praxis bewährten Rechnungsstandard DIN EN 16931, auch X-Rechnung genannt. Bisher galt eine Rechnung im PDF-Format bereits als elektronische Rechnung, wenn sie z.B. per E-Mail versandt wurde.
Wird die E-Rechnung zur Pflicht?
Seit dem 01. April diesen Jahres müssen bereits in Mecklenburg-Vorpommern neben weiteren fünf Bundesländern (BW, HH, HB, SL, BE) bereits Rechnungen an die öffentliche Hand nach dem X-Standard ausgestellt werden. Zudem wird die elektronische Rechnungstellung mittelfristig für alle Leistungen und Lieferungen zwischen Unternehmen (B2B) zur Pflicht werden. Denn die Europäische Kommission hat Deutschland eine Genehmigung für die Einführung der E-Rechnung im Bereich B2B erteilt. Diese Genehmigung besagt, dass die E-Rechnung in Deutschland ab dem 1.01.2025 bis zum 31.12.2027 eingeführt werden kann.
Am 17.04.2023 veröffentlichte das Bundesministerium für Finanzen einen Entwurf für die Einführung der E-Rechnung
im Bereich B2B in Deutschland. Die Initiative sieht eine Pflicht ab 2025 mit einer schrittweisen Umsetzung durch die verschiedenen Gruppen bzw. Typen von Unternehmen vor, zunächst jedoch beschränkt auf inländische Umsätze. Konkrete Zeitpläne wurden jedoch noch nicht rechtsverbindlich verabschiedet, diskutiert wird jedoch eine gestaffelte Verpflichtung anhand der Unternehmensgröße oder nach Höhe des Rechnungsbetrages. Folgende Punkte sind zudem im Diskussionsentwurf des BMF vorgesehen:
■ Die Zusammenfassung von Papierrechnung und elektronischer Rechnung, die nicht die Anforderungen an die neue E-Rechnung erfüllt, unter dem neuen Begriff „sonstige Rechnung“,
■ die Streichung des Vorrangs der Papierrechnung in § 14 Abs. 1 Satz 7 UStG,
■ die Neustrukturierung der Rechnungsausstellungsverpflichtung in § 14 Abs. 2 UStG, um zukünftig B2B-Rechnungen beschreiben zu können,
■ die Überführung der Aussagen zur Echtheit der Herkunft der Rechnung, der Unversehrtheit des Inhalts und ihrer Lesbarkeit
von § 14 Abs. 1 Satz 3 bis 6 nach § 14 Abs. 3 Satz 1 bis 4 UStG
Weitere Änderungen bei EU-Bezug?
Für innergemeinschaftliche Lieferungen sowie bei sonstigen Leistungen, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse-Charge-Verfahren), gilt eine neue Frist für die Ausstellung der Rechnung. In diesen Fällen muss die Rechnung ab dem 01.01.2025 spätestens bis zum 15. Tag nach dem Monat, in dem die Leistung ausgeführt wurde, ausgestellt werden. Die Ausstellungsfrist wird ab dem 01.01.2028 weiter verkürzt – auf 2 Werktage. Eine Rechnung für grenzüberschreitende Umsätze muss also spätestens 2 Werktage nach Eintritt des Steuertatbestands ausgestellt werden. Hinzu kommen neue Rechnungsangaben,
die vor allem deutlich mehr Informationen zur Zahlungsabwicklung enthalten. Konkret müssen künftige Rechnungen folgende Angaben enthalten:
■ Bei Rechnungskorrekturen ist die Rechnungsnummer der korrigierten Rechnung anzugeben.
■ Angabe der IBAN-Nummer des Lieferanten, die das Bankkonto identifiziert, auf das der Rechnungsbetrag gutgeschrieben wird. Ist die IBAN-Nummer nicht verfügbar, muss eine andere Kennung zur Identifizierung
des Kontos angegeben werden.
■ Das vereinbarte Zahlungsdatum der Rechnung (Fälligkeitsdatum). Falls Teilzahlungen vereinbart wurden, das Datum und der Betrag jeder Zahlung.
Auch die zusammenfassende Meldung (ZM) wird durch ein neues Meldesystem abgeschafft, zukünftig müssen folgende grenzüberschreitende Umsätze gemeldet werden:
■ Innergemeinschaftliche Lieferungen und gleichgestellte innergemeinschaftliche Verbringungen;
■ neu ist die Meldepflicht für innergemeinschaftliche Erwerbe, die bisher in den meisten Mitgliedstaaten nur über lokale Umsatzsteuermeldungen erklärt werden konnten;
■ grenzüberschreitende Erbringung steuerpflichtiger sonstiger Leistungen (Dienstleistungen);
■ lokale B2B-Verkäufe, die unter einen obligatorischen Reverse-Charge-Mechanismus fallen (Hinweis: Diese Transaktionen müssen bereits ab dem 01.01.2025 bis zur Einführung des digitalen Meldesystems in der ZM deklariert werden).
Dabei müssen zukünftig die Transaktionen einzeln und nicht mehr summarisch gemeldet werden. Es empfiehlt sich also, heute bereits auf elektronische Rechnungen umzustellen und dabei auf Lösungen zu setzen, die diese in den gängigen und akzeptierten Standards ausgeben können. Gerne unterstützen wir Sie dabei!
